Bukan Sekedar Dokumen, Arsip Jadi Penopang Kepastian Hukum
Arsip bukan sekadar dokumen administratif, melainkan bukti pertanggungjawaban penyelenggaraan pemilu. Untuk memastikan arsip tertata, terdata, dan bernilai guna, KPU Kabupaten Cirebon melaksanakan Rapat Koordinasi Penataan, Pendataan, dan Penilaian Arsip Pemilu dan Pemilihan Tahun 2024, Rabu (17/12) di Aula Pangeran Walangsungsang.
Ketua KPU Kabupaten Cirebon, Esya Karnia Puspawati dalam arahannya menyampaikan bahwa arsip memiliki peran strategis, terutama ketika KPU dihadapkan pada tanggapan masyarakat, perdebatan publik, hingga proses hukum.
“Arsip menjadi sumber data utama yang mampu memberikan kejelasan dan perlindungan kelembagaan. Untuk itu, pengelolaan arsip tidak boleh hanya bersifat prosedural, tetapi harus dilaksanakan secara substansial dan penuh tanggung jawab” tegasnya.
Esya juga menekankan bahwa pengelolaan arsip bukan semata tanggung jawab satu bagian tertentu, melainkan seluruh sektor di lingkungan KPU. Arsip harus ditata, didata, dan dinilai dengan baik, baik yang bersifat statis maupun yang harus diretensi sesuai jadwal, mengacu pada peraturan kearsipan serta PKPU Nomor 17 Tahun 2023.
Ketua Divisi Sosialisasi, Pendidikan Pemilih, Partisipasi Masyarakat dan SDM, Masyhuri Abdul Wahid menyampaikan bahwa dinamika politik yang berkembang saat ini menuntut KPU untuk semakin siap secara administrasi dan regulasi. Menurutnya, kepatuhan terhadap regulasi merupakan kunci keselamatan lembaga dalam menghadapi berbagai dinamika dan potensi persoalan di masa mendatang. Oleh karena itu, setiap pekerjaan harus dilaksanakan sesuai aturan, disertai mitigasi terhadap potensi masalah yang mungkin muncul.
Ketua Divisi Teknis Penyelenggaraan, Apendi, menilai tema penataan, pendataan, dan penilaian arsip sangat relevan karena menyentuh aspek substansi penyelenggaraan pemilu. Melalui kegiatan ini, diharapkan seluruh jajaran dapat menyamakan persepsi dan meningkatkan pemahaman kearsipan dari para narasumber yang kompeten, serta mengimplementasikannya secara nyata dalam pelaksanaan tugas.
Sementara itu, Ketua Divisi Hukum dan Pengawasan, Ujang Kusumah Atmawijaya, menegaskan bahwa arsip pemilu merupakan aset penting, khususnya dalam mendukung penanganan sengketa dan persoalan hukum. Ia menyoroti pentingnya pengelolaan arsip tidak hanya dalam bentuk dokumen tertulis, tetapi juga arsip digital seperti foto, video, dan rekaman kegiatan, sebagai memori institusi yang bernilai jangka panjang.
Ketua Divisi Perencanaan, Data dan Informasi, Khairil Ridwan, menambahkan bahwa arsip dan data merupakan fondasi penting dalam penyusunan kebijakan, perencanaan, serta peningkatan kualitas layanan KPU. Di era modern yang berbasis data, arsip tidak hanya menjadi catatan sejarah, tetapi juga rujukan strategis untuk pengambilan keputusan ke depan.
Selaku narasumber, Arsiparis Ahli Muda KPU Kabupaten Bogor, Septian Dwi Haryanto, menegaskan bahwa pengelolaan arsip Pemilu dan Pemilihan Tahun 2024 merupakan bagian penting dari akuntabilitas penyelenggaraan pemilu. Arsip tidak hanya berfungsi sebagai dokumen administratif, tetapi juga sebagai bukti hukum, memori institusi, serta sumber data strategis dalam mendukung pengambilan keputusan.
Ia menjelaskan bahwa pengelolaan arsip di lingkungan KPU harus berpedoman pada regulasi kearsipan, mulai dari Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Undang-Undang Nomor 7 Tahun 2017 tentang Pemilu, hingga Peraturan KPU dan Keputusan KPU yang mengatur tata naskah dinas, klasifikasi arsip, sistem keamanan dan akses arsip, serta jadwal retensi arsip. Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan melalui empat pilar utama, yaitu tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
Menurutnya, arsip terbagi atas arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis dikelola melalui tahapan penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan, sedangkan arsip statis merupakan arsip bernilai guna permanen yang wajib diserahkan kepada lembaga kearsipan. Penyusutan arsip, termasuk pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya, harus dilakukan secara tertib dan sesuai prosedur untuk menjamin efisiensi dan kepastian hukum.
Septian juga menyoroti tantangan pengelolaan arsip di daerah, seperti rendahnya kesadaran kearsipan, keterbatasan sarana prasarana, serta minimnya arsiparis. Ia mendorong penguatan kesadaran bersama bahwa arsip adalah tanggung jawab seluruh satuan kerja, perlunya ketersediaan arsiparis di setiap satker, serta pengelolaan arsip yang berkelanjutan agar data kepemiluan tersimpan aman dan dapat dipertanggungjawabkan.
Sementara itu, Arsiparis Ahli Madya Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Cirebon, Firman Pudji Santoso, menjelaskan bahwa penyerahan arsip statis merupakan proses resmi pemindahan arsip bernilai guna kesejarahan yang telah habis masa retensinya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Penyerahan ini bertujuan menyelamatkan memori institusi serta menjamin akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan dan kepemiluan.
Ia menegaskan bahwa arsip yang diserahkan adalah arsip berketerangan permanen sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan dilaksanakan berdasarkan ketentuan Undang-Undang Kearsipan, Peraturan ANRI, serta PKPU. Proses penyerahan dilakukan secara bertahap dan tertib, mulai dari penyeleksian dan penilaian arsip, verifikasi oleh lembaga kearsipan, penetapan oleh pimpinan pencipta arsip, hingga serah terima arsip yang dituangkan dalam berita acara.
Rapat koordinasi ini diikuti oleh seluruh jajaran staf sekretariat KPU Kabupaten Cirebon sebagai bentuk komitmen bersama dalam memperkuat tata kelola kearsipan pemilu yang tertib, akuntabel, dan berkelanjutan.
